Jak prawidłowo niszczyć lub archiwizować dokumentację firmową?

Dlaczego warto zdecydować się na archiwizację dokumentów?

Archiwizacja dokumentów pozwala na uporządkowanie danych, w taki sposób, aby w każdej chwili można było znaleźć potrzebne informacje. Prawidłowe przeprowadzenie tego procesu wymaga systematycznego podejścia. Na początku konieczne jest zakwalifikowanie akt do odpowiedniej kategorii. Archiwizowanie akt wymaga również opracowania dokumentacji poprzez przyporządkowanie jej do określonej grupy rzeczowej. Informacje muszą ponadto zostać umieszczone w segregatorach, pudłach i teczkach. Konieczne jest również ich prawidłowe oznaczenie zgodnie z zawartością. Archiwizowanie dokumentów pozwala również na sprawne typowanie akt przeznaczonych do utylizacji, co pomaga zachować porządek w organizacji. Ostatnim etapem jest nadanie odpowiedniej topografii w archiwum klienta, a także przekazanie zleceniodawcy wszystkich istotnych informacji na temat sposobu korzystania z informacji. Warto zdecydować się na archiwizowanie dokumentów z ekoakta, aby usprawnić działanie swojej firmy. Jeśli zależy Państwu ponadto na zaoszczędzeniu miejsca w biurze, można również zdecydować się na przechowywanie akt w specjalnie do tego przeznaczonych obiektach. Są to nie tylko miejsca w odpowiedni sposób zabezpieczone przed wyciekiem, ale jest w nich także na bieżąco kontrolowana temperatura i wilgotność powietrza. Przechowywanie akt z ekoakta sprawdza się szczególnie w sytuacji, gdy mają one bardzo dużą rangę.

Zalety profesjonalnego niszczenia dokumentów

Usługi archiwizacyjne obejmują również profesjonalne niszczenie dokumentów, które pozwala przedsiębiorcy skupić się na najważniejszych obszarach działania firmy. Zamawiając taką usługę można zaoszczędzić zarówno pieniądze, jak i czas. Zleceniodawca zyskuje również pewność, że akta zostaną zutylizowane zgodnie z normą DIN 66399. Niszczenie dokumentów odbywa się zgodnie z przepisami, a informacje chronione są przed wyciekiem na każdym etapie tego procesu. Do siedziby firmy dostarczane są bezpieczne pojemniki, w których należy umieścić nośniki danych, a następnie odbywa się ich transport do specjalnej niszczarni samochodem śledzonym przez GPS. Utylizacja dokumentów może się jednak odbyć również na miejscu dzięki mobilnej instalacji niszczącej. Informacje zostaną skutecznie usunięte niezależnie od tego, czy zostały zapisane w formie papierowej, czy też znajdują się na elektronicznych nośnikach. Warto zamówić niszczenie dokumentów z ekoakta, aby mieć pewność, że nie dojdzie do wycieku wrażliwych danych.