Najlepsze sposoby na przechowywanie dokumentów firmowych

Archiwizacja danych – czym jest?

Archiwizacja dokumentów to proces przenoszenia dokumentów do magazynu, które nie są już używane, ale muszą zostać zachowane w bezpiecznej i chronionej formie. Ten obowiązek może wynikać z wielu czynników. Najczęściej są nimi obowiązki prawne, konieczność sporządzenia dokumentów firmowych lub rejestracje podatkowe. Dokumenty mogą być przechowywane zarówno w formie fizycznej, jak i cyfrowej. Jednak obecnie wiele organizacji odchodzi od zarządzania dokumentami w formie papierowej i archiwizacji w celu zaoszczędzenia miejsca i usprawnienia codziennych operacji. Archiwizacja danych jest istotnym aspektem każdej organizacji, ponieważ pozwala zapisywać najważniejsze dokumenty i organizować je w sposób ułatwiający dostęp do nich w dowolnym momencie.

Sposoby na skuteczną archiwizację dokumentów

Wyróżnia się kilka technik przechowywania danych, z których każda ma swój własny zestaw zalet i wad. Najczęściej stosowane przez przedsiębiorców sposoby to przechowywanie dokumentacji papierowej, archiwa cyfrowe, a także skanowanie na żądanie. Przyjrzyjmy się im z bliska.

Przechowywanie dokumentów papierowych

Jest to najstarsze, klasyczne podejście. Polega na  przechowywaniu dokumentów papierowych w segregatorach umieszczonych w szafkach na akta według ustalonego porządku. Jest to jedna z najbezpieczniejszych metod archiwizacji, ponieważ papieru nie da się zhakować, a zmiana fizycznie zapisanych danych bez pozostawienia zapisu jest niemożliwa. Jednak papier może ulec zniszczeniu lub zmianom fizycznym pod wpływem różnych czynników.

Archiwa cyfrowe

W dzisiejszych czasach przechowywanie cyfrowe jest bez wątpienia najbardziej rozpowszechnionym sposobem archiwizacji. Wszystkie dokumenty zgromadzone przez firmę zostają przekonwertowane na pliki cyfrowe, które mogą być przechowywane na dyskach twardych, serwerach lokalnych, zasobach w chmurze lub dowolnym innym systemie komputerowym. Wyróżniają się dostępnością i wydajnością, jednak nieprawidłowo zabezpieczone mogą zostać zhakowane dlatego warto poświęcić tę kwestię profesjonalnej firmie.

Skanowanie na żądanie

Skanowanie na żądanie to kolejna popularna opcja przechowywania. To połączenie archiwizacji cyfrowej i papierowej. Usługa ta polega na przechowywaniu informacji w formie dokumentów papierowych, ich skanowaniu oraz przesyłaniu w postaci plików cyfrowych. Przedsiębiorca ma dostęp do niezawodnej cyfryzacji i bezpiecznej dokumentacji papierowej.