Jakie urządzenia są niezbędne do korzystania z telefonii IP w biurze

Przeanalizujmy główne wymagania techniczne dla telefonii IP, kluczowe urządzenia i aplikacje VoIP niezbędne do stabilnego i efektywnego działania chmurowej technologii.

Główne wymagania techniczne dla telefonii IP

Aby Twoi menedżerowie brzmieli profesjonalnie, a klienci nie odkładali słuchawki przez słabą jakość połączenia, musisz kontrolować trzy kluczowe parametry.

1. Szybkość łącza. Do jednego połączenia wystarczy tylko około 100 kB/s. To niewiele i taki wymóg łatwo spełnia nawet internet mobilny. Jednak jeśli masz duże call center, ten wskaźnik trzeba pomnożyć przez liczbę operatorów.
2. Utrata pakietów (Packet Loss). Jeśli ten wskaźnik jest wysoki, część słów po prostu „gubi się” po drodze. Menedżer musi ciągle dopytywać, a klient zaczyna się irytować. Idealnie utrata pakietów nie powinna przekraczać 1%, w przeciwnym razie jakość rozmowy staje się nieakceptowalna.
3. Jitter. To niestabilność transmisji danych, która zamienia głos w „metaliczny” zgrzyt lub sprawia, że dźwięk „pływa”. Takie brzmienie podważa profesjonalny wizerunek firmy. Dla czystej rozmowy jitter nie powinien przekraczać 30 ms.

Oprócz podstawowych parametrów sieci nowoczesna telefonia IP wykorzystuje inteligentne technologie do zabezpieczenia jakości połączenia.

1. Kodeki kompresji. Sprawiają, że głos staje się „lżejszy” do przesyłania przez sieć, zachowując przy tym jakość. Pozwala to menedżerom efektywnie pracować z domu lub w delegacji, nawet przy słabym internecie.
2. Mechanizmy adaptacyjne. Jeśli jakość sieci nagle spadnie w trakcie rozmowy, system automatycznie zwiększa kompresję. Może to nieznacznie wpłynąć na czystość dźwięku, ale gwarantuje, że połączenie nie zerwie się w pół słowa. Dla biznesu to ubezpieczenie przed utratą kontaktu z klientem.
3. Priorytetyzacja ruchu (QoS). Ta technologia tworzy swego rodzaju „pas VIP” dla połączeń. Nawet jeśli sieć biurowa jest przeciążona pobieraniem plików czy wideo, głos zawsze będzie miał najwyższy priorytet. To gwarancja dla kierownika, że rozmowy z klientami nie będą „haczyć” przez działania innych pracowników.

Telefony IP: typy i możliwości funkcjonalne

Telefon IP to urządzenie, które przesyła dźwięk przez protokół internetowy zamiast tradycyjnych linii telefonicznych.

Rynek oferuje różne rodzaje telefonów IP, co pozwala firmie znaleźć optymalny wariant do swoich zadań.

1. Stacjonarne. Podłączane kablem Ethernet do sieci danych, co zapewnia stabilną jakość połączenia. Obsługują kilka linii SIP jednocześnie, co pozwala nie tracić innych połączeń. Wygodny wybór dla pracowników biurowych, którzy obsługują wiele zgłoszeń.
2. Bezprzewodowe. Łączą się przez Wi-Fi, co daje pełną swobodę ruchu. Nadają się do magazynów, hal produkcyjnych czy zespołów hybrydowych, gdzie część pracowników nie pracuje w biurze.
3. Telefony konferencyjne. Z funkcją usuwania echa i mikrofonami 360°, co jest niezastąpione w salach konferencyjnych. Pozwalają prowadzić narady tak, jakby wszyscy pracownicy: biurowi i zdalni, znajdowali się w jednym pomieszczeniu.

Aplikacje VoIP

Ale nie trzeba kupować fizycznych telefonów IP —aplikacja do dzwonienia na komputery i smartfony w pełni je zastępuje. To oprogramowanie, które zmienia Twój laptop lub telefon w pełnoprawną stację telefoniczną. Do jego działania wystarczy połączenie z internetem.

Implementacja oprogramowania w procesy biznesowe ma istotne przewagi w porównaniu z użyciem telefonów IP. Na przykład aplikacja Ringostat Smart Phone łączy połączenia, SMS-y oraz wiadomości z czatu na stronie i komunikatorów w jednym interfejsie, ma dostęp do analityki i danych z CRM. Menedżerowie mogą efektywnie komunikować się i zapewniać spersonalizowaną obsługę w dowolnym miejscu. A kierownik nie traci kontroli nad pracownikami, którzy mogą pracować poza biurem.

Telefony komórkowe i technologia FMC

Można również połączyć smartfon pracownika z wirtualną telefonią za pomocą technologii FMC. Wszystkie rozmowy będą przechodzić przez kanał GSM operatora komórkowego, ale automatycznie zarejestrują się w CRM i analityce. Pozwala to skutecznie kontrolować pracowników w terenie.

Słuchawki i headsety do call center

Jeśli Twoi menedżerowie wykonują dziesiątki połączeń dziennie, używanie zwykłej słuchawki to prosta droga do obniżenia ich produktywności. Ręce są zajęte, przez co niewygodnie wprowadza się dane do CRM. Dlatego słuchawki lub profesjonalne headsety to konieczność dla skutecznego call center.

Wybierając sprzęt do biura, zwróć uwagę, jak tłumi on dźwięki z zewnątrz. Klient powinien słyszeć tylko swojego konsultanta, a nie cały dział.

Istnieje kilka rodzajów redukcji szumów:

• pasywna: działa dzięki konstrukcji nauszników, które ściśle przylegają do ucha i fizycznie izolują od dźwięków;
• aktywna: wykorzystuje wbudowane mikrofony, które „słuchają” gwaru biura i generują lustrzaną falę dźwiękową, która tłumi ten hałas.

Optymalna jest kombinacja obu technologii, zwłaszcza jeśli specjaliści komunikują się w biurach typu Open Space. Redukcja szumów nie tylko dba o lojalność klientów, ale i pomaga menedżerom skupić się na rozmowie, nie rozpraszając się przez kolegów.

Router i infrastruktura sieciowa

Router to sieciowe urządzenie, które zarządza przepływem danych i rozdziela ruch internetowy między wszystkimi podłączonymi urządzeniami. Bez routeratelefonia IP po prostu nie zadziała.

Do implementacji w biurze wybieraj modele biznesowe, które wspierają konfigurację QoS i ponad 20 jednoczesnych połączeń bez zakłóceń. Domowe routery kategorycznie się nie nadają, ponieważ nie wytrzymają obciążenia call center.

Jeśli chodzi o sieciową infrastrukturę dla biura, lepiej wybrać połączenie przewodowe. Kabel zapewnia stabilniejszy sygnał bez zakłóceń od mikrofalówek czy sąsiednich sieci. Jeśli jednak potrzebne jest Wi-Fi, skonfiguruj oddzielną sieć wirtualną tylko dla ruchu głosowego. Aby oddzielić go od ogólnego przepływu danych.

Dodatkowe urządzenia: bramki VoIP i adaptery

Bramki VoIP to urządzenia, które pozwalają podłączyć zwykłe telefony stacjonarne do sieci internetowej, przekształcając sygnał analogowy na cyfrowy. Adaptery pełnią podobną funkcję, ale są bardziej kompaktowe i przeznaczone do podłączenia jednego lub kilku telefonów analogowych do systemu VoIP.

Często bramki VoIP i adaptery wydają się bardziej opłacalne niż przejście na wirtualną telefonię, ale to wcale nie jest prawda.

Bramkami VoIP zajmują się wątpliwi producenci, dlatego działają one niestabilnie, mają ograniczoną konfigurację i dają fatalną jakość dźwięku: echo, przerywanie, „zrobotyzowany” głos. W niektórych krajach używanie bramek VoIP jest też karalne.

Dlatego zamiast efektywnej komunikacji i wzrostu sprzedaży otrzymasz niezadowolonych klientów i mandat.

Podsumowanie

Implementacja wysokiej jakości sprzętu i stabilnej infrastruktury internetowej dla telefonii IP zapewnia świetną łączność z klientami niezależnie od obciążenia systemu. Nie oszczędzaj na routerach z QoS, profesjonalnych headsetach czy aplikacjach VoIP, aby uzyskać efektywną komunikację z kupującymi zarówno w biurze, jak i poza nim.