Krajowy System e-Faktur – najważniejsze informacje dla przedsiębiorców

Czym jest KSeF i jakie ma zalety?

Krajowy System e-Faktur to platforma umożliwiająca elektroniczne wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur pomiędzy przedsiębiorcami oraz organami administracji skarbowej. System ten będzie wprowadzony w Polsce w celu zwiększenia efektywności, eliminacji biurokracji oraz ograniczenia szarej strefy gospodarczej poprzez usprawnienie procesu dokumentowania transakcji handlowych.

KSeF ma przynieść korzyści nie tylko dla organów podatkowych, ale i firm. Jakie dokładnie?

• Po pierwsze, elektroniczne faktury są łatwiejsze w zarządzaniu i archiwizacji, co pozwala na oszczędność czasu i zasobów.
• Po drugie, KSeF eliminuje konieczność przechowywania i transportowania tradycyjnych faktur papierowych, co zmniejsza ryzyko utraty dokumentów oraz redukuje koszty związane z ich przechowywaniem.
• Dodatkowo elektroniczne faktury są bardziej ekologiczne, co wynika z ograniczenia zużycia papieru.

Procedura wystawiania e-faktur

Proces wystawiania e-faktur w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest stosunkowo prosty, ale wymaga podjęcia kilku istotnych kroków oraz zapoznania się z procedurami i wymogami systemu.

1. Rejestracja w systemie KSeF – rejestracja może odbywać się za pośrednictwem platformy internetowej dedykowanej KSeF, gdzie przedsiębiorca wypełnia formularz rejestracyjny i uzyskuje dostęp do konta w systemie. Podczas rejestracji przedsiębiorca otrzymuje także specjalny identyfikator KSeF, który będzie używany podczas wystawiania e-faktur.
2. Przygotowanie faktury – faktura musi zawierać wszystkie niezbędne informacje, takie jak dane kontrahenta, dane sprzedawcy, datę wystawienia faktury, numer faktury, opis towarów lub usług, kwotę oraz stawkę podatku VAT.
3. Wystawienie faktury w systemie – faktura może być wystawiona za pomocą dedykowanego interfejsu KSeF lub za pośrednictwem zintegrowanego systemu księgowego, który umożliwia generowanie i wysyłanie e-faktur. Wystawienie faktury w systemie polega na wprowadzeniu danych faktury do formularza online lub wygenerowaniu jej automatycznie przez system księgowy.
4. Weryfikacja i potwierdzenie faktury – po wystawieniu faktury system KSeF przeprowadza weryfikację poprawności danych oraz spełnienia wymogów formalnych. Jeśli wszystkie dane są poprawne, przedsiębiorca może potwierdzić fakturę i zatwierdzić jej wysłanie do odbiorcy.
5. Przesłanie faktury do odbiorcy – po potwierdzeniu faktura zostaje automatycznie przesłana do odbiorcy, który również musi być zarejestrowany w systemie KSeF. Odbiorca otrzymuje e-fakturę w formie elektronicznej.
6. Archiwizacja faktury – po wysłaniu faktury do odbiorcy system KSeF automatycznie archiwizuje fakturę oraz udostępnia ją w panelu użytkownika.

O czym jeszcze warto pamiętać w kontekście KSeF?

Mimo licznych korzyści korzystanie z KSeF może być również wyzwaniem dla niektórych przedsiębiorców, zwłaszcza dla tych, którzy nie są zaznajomieni z technologią czy procedurami elektronicznego wystawiania faktur. Dlatego też istotne jest, aby przedsiębiorcy zdobyli niezbędną wiedzę i umiejętności w zakresie korzystania z KSeF, a także skorzystali z dostępnych szkoleń i wsparcia wyspecjalizowanego doradcy.

Warto również zauważyć, że Krajowy System e-Faktur stale się rozwija, a przepisy związane z jego funkcjonowaniem od dłuższego czasu ulegają zmianom.